En terminer avec la boite de réception pleine [Défi Vif – Juin 2012]

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Le mois dernier, j’ai appris à  collecter et rassembler des informations.

Principalement, j’ai pris des notes à  chaque fois que je pensais à  quelque chose afin de ne rien oublier. J’utilise workflowy.com l’application Due sur iPhone.

Je suis ravi d’avoir pu acquérir cette habitude et j’espère que ça va durer.

Par le passé, j’avais trop tendance à  vouloir faire confiance à  ma mémoire, mais elle me défaillait trop souvent. Je note donc tout maintenant et si je ne fais pas une tâche, je n’ai donc plus d’excuses.

Tu peux en savoir plus sur ce que j’ai entrepris en lisant le défi du mois dernier et sur la méthode Zen to Done.

Ce mois-ci, je vais m’attaquer à  la boite de réception de mon email. Etant donné que je travaille depuis chez moi et que l’ordinateur est mon outil de travail principal, c’est primordial pour moi de m’attaquer à  ce sujet.

“Inbox zero”

Imagine-toi un monde où la boite de réception de ton Gmail (ne me dis pas que tu utilises encore Hotmail…) est vide. Nada. Clean.

Objectifs:

  1. Gagner du temps
  2. Moins de stress

Voici à  quoi ça ressemble:

gmail inbox

Si je pouvais voir ça tous les jours, ma vie serait moins stressante 🙂

 

1. Annuler les abonnements aux newsletters inutiles

D’ailleurs, si tu doutes de l’utilité d’un abonnement, désinscris-toi quand même. C’est le signe que ce n’est pas indispensable.

En faisant cela, tu vas recevoir moins d’emails et tu vas donc perdre moins de temps à  les supprimer. Aussi simple que cela.

2. Agir sur chaque email

Quand tu ouvres un message, tu as le choix entre 4 options:

  1. Si ça prend moins de 5 minutes, répons à  l’email.
  2. Tu le délègues si tu as des moyens humains à  ta disposition
  3. Tu ranges l’email dans un dossier  à  faire. J’utilise la fonction “étoile” de Gmail. Encore mieux, tu peux mettre aussi la tâche à  effectuer dans ta liste des tâches
  4. Supprimer l’email (en utilisant l’option “archive” de Gmail) si l’email est inutile. Mets-le même en spam si besoin.
Surtout ne pas ouvrir un message par curiosité et penser y revenir plus tard. C’est une perte de temps et d’efficacité.

Je m’engage à  respecter ces deux premiers points ce mois-ci.

3. Ne pas consulter ses emails dès le matin

Les premières heures d’une journée sont très importantes. Il faut en profiter pour faire ses tâches créatives et/ou ses tâches les plus importantes. Si on commence sa journée en regardant ses emails, notre cerveau part dans tous les sens. On est distrait par pleins de petites tâches et il sera alors difficile de se consacrer pleinement à  des choses plus importantes.

Pour ma part, c’est quelque chose que je commence à  assimiler. Ca me motive même d’aller travailler le matin car je sais que je ne vais pas faire face au stress de ces emails tout de suite.

4. Consulter ses emails 2 ou 3 fois par jour seulement

L’idée est de ne pas interrompre sa journée de travail en se déconcentrant. Et quand on consulte trop souvent son email, ça donne encore moins envie de travailler sur ses emails. Eviter donc de faire du tourisme sur son Gmail.

Je travaille depuis chez moi donc je ne préfère pas trop m’engager sur ce point. Mais jeme  limite pas mal déjà .

 

Autres ressources:

Et toi, comment gères-tu tes emails ? Des conseils à  partager avec les autres lecteurs ?

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